Hjälp

Söktips

Här hittar du mer information om hur du kan använda Visual Arkiv Sök.

Visual Arkiv Sök är en webbtjänst som du kan använda för att söka efter handlingar som överlämnats till ett arkiv. Du kan antingen fritextsöka eller göra en detaljerad sökning. Dessa båda sätt att söka på kan du växla mellan på startsidan.

Fritextsökningen består av tre sökfält för att söka i arkivförteckningen, som är ett register över alla arkiverade handlingar. Arkivförteckningen är hierarkiskt uppbyggd och från arkivbildare ner till enskilda volymer och förvaringsenheter är kraftfulla sökmöjligheter knutna.

I detaljerad sökning kan du välja mellan att söka på Arkivbildare, Historik, Serier/Handlingsslag samt Volymer/Förvaringsenheter. Samtliga fält inom respektive menyval kan kombineras med varandra, och man behöver inte skriva in hela sökbegreppet utan det räcker med del av t.ex. namnet.

Sökningen resulterar i en träfflista och när någon av träffarna öppnas ges mer information om dem och var handlingen finns arkiverad.

För att gå tillbaka till ditt senaste sökresultat då du är inne på en sökträff klickar du på länken ”Senaste Sökresultat” ovanför Arkivträdet. Detta för att slippa stega sig tillbaka med tillbaka knapparna om du klickat runt mycket sedan din senaste sökning.

En annan sökväg är via arkivförteckningens egen struktur. Välj då menyn Visa alla arkivbildare och den arkivbildare du vill titta närmare på. Till vänster på bildskärmen ses då en trädstruktur, där nivåerna går att fälla ut och stänga med hjälp av pilarna. I fälten Historik eller Arkivbeskrivning går det att få mer information om Arkivbildaren, t.ex. vilka verksamheter som har funnits och vilka handlingar de har genererat.

Ikon Arkivobjekt
Arkivinstitution är den administrativa funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv.
Depå i Visual Arkiv betecknar i regel den byggnad/lokal där arkivhandlingarna förvaras men även andra betydelser förekommer t ex organisatoriska eller förvaltningsmässiga. Depå kan t.ex. vara ”Kommunarkivet i Xstad” eller ”Föreningsarkivet i Xstad”. Till varje depå som registreras i Visual Arkiv knyts det antal arkivbildare och arkiv som bedöms höra till depån. Om det är samma installation som används för att registrera både kommunarkiv och föreningsarkiv skapar man förslagsvis två depåer för att hålla ihop arkivbildarna inom en depå.
Arkivbildare är företag, föreningar, myndigheter och andra organisationer som bedriver verksamhet som avsätter arkiv. Stora organisationer utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i regel vart och ett ses som egna arkivbildare. Dotterbolagen i en koncern utgör i regel egna arkivbildare vid sidan av moderbolaget.
Arkiv är de samlingar av handlingar och dokument som skapas när arkivbildaren (företag, föreningar, myndigheter och andra organisationer) bedriver sin verksamhet och som tas omhand för arkivering. Även enskilda personer och familjer kan samla sina handlingar och bilda arkiv. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer (kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m.m.). I dessa volymer finns dokument med data och information.
Serie är en benämning på de handlingar som i arkivet hanteras som en fysisk enhet. Serien har alltid en viss kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum t.ex. ”A1a”. Serien består i sin tur i regel av volymer.
Volym kan definieras som en fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar. Volymen är ofta en arkivkartong med papper men kan också vara en kartong med CD-skivor eller en lagringsenhet för digital information. Volymen innehåller de enskilda arkivhandlingarna.
Handlingsslag är en ”mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat” t.ex. anställningshandlingar. Syftet med att handlingarna från en process redovisas samlat är att sambanden med myndighetens verksamhet ska framgå. Handlingsslaget har alltid en viss kodbeteckning som uttrycks genom punktnotation, t.ex. 1.1.1.
Handlingstyp är en handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. anställningsintyg. Varje handlingstyp har sina specifika hanterings-anvisningar. Det är på så sätt man säkerställer att samtliga verksamhetens handlingar behandlas på ett öppet och rättssäkert sätt.
Förvaringsenhet definieras som en mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. En förvaringsenhet kan till exempel avgränsas genom att de återfinns fysiskt i ett arkiv, en specifik arkivbox eller på en cd-skiva; eller logiskt som en fil på en cd-skiva eller på en databas.
Objekt är en enhet som har arkivbelagts. Objektsnivå är den lägsta nivå man kan registrera på i Visual Arkiv. Ett objekt kan kopplas till på både serie och volym (allmänna arkivschemat) samt handlingsslag och förvaringsenhet (verksamhetsbaserat). Ett objekt kan t.ex. vara en text, en bild, en karta en ritning eller ett annat objekt.
Grupp En orange cirkel runt en ikon indikerar att det är en grupp.
Grupp av arkivbildare: Grupp kan användas för att hålla ihop arkivbildare inom t.ex. samma verksamhetsområde eller organisatoriska tillhörighet (olika nämnder inom en kommun, olika klubbar inom en facklig avdelning etc.).
Grupp av förvaringsenheter kan ingå i grupper. Grupp av handlingar som inte tillhör någon process, t.ex. diarieförda handlingar, kan man förteckna som en förvaringsenhet eller grupp av förvaringsenheter direkt under arkivet. Grupp kan användas för att hålla ihop handlingar som inte tillhör samma process och därmed inte är handlingsslag utan förvaringsenheter. Diarieförda handlingar är ett sådant exempel.

Genom att skriva in ett sökord med mellanslag före och efter (exempelvis " verk ") kommer en sökning ske efter endast det ordet.

Genom att skriva in ett sökord utan mellanslag (exempelvis "verk") kommer en sökning att ske både efter ordet "verk" och ord som innehåller "verk", såsom verksamhet.

För att gå tillbaka till ditt senaste sökresultat då du är inne på en sökträff klickar du på länken ”Senaste Sökresultat” ovanför Arkivträdet.

Begrepp Förklaring
Accession Tillväxt eller förvärv i ett arkiv. Förvärven förtecknas traditionellt i en accessionsliggare. Accessionen kan mätas i t.ex. hyllmeter, antal rullar mikrofilm eller i MB, GB, TB för digitalt material.
Accessionsliggare Löpande förteckning av nyförvärv (accessioner).
Accessionsnummer Unik identifierare som tilldelas nyförvärv i ett arkiv.
Allmän handling Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda.
Allmänna arkivschemat Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar enligt vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas.

Allmänna arkivschemat (A-Ö).

  • A protokoll
  • B handlingar som uppkommit på myndigheten, utgående handlingar
  • C diarier och diarieregister
  • D liggare, förteckningar, matriklar, inventarieregister o. dyl.
  • E korrespondens, inkommande handlingar
  • F ämnesordnade handlingar
  • G räkenskaper
  • H statistik
  • J kartor och ritningar
  • K foton
  • L tidningsklipp
  • Ö övriga handlingar
Arkiv Ett sammanhållet bestånd av handlingar härrörande ur en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer (kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m m). I dessa volymer finns dokument med data och information.
Arkivbeskrivning En beskrivning av en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras.

Offentlighets- och sekretesslagen anger att beskrivningen ska innehålla följande:

  1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar,
  2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,
  3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
  4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter,
  5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,
  6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
  7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.
Arkivbildare

Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet, släkter eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. I stora organisationer utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i regel vart och ett ses som egna arkivbildare.

Arkivbildningsplan

Plan som styr organisationens arkivering, registrering och gallring. Detsamma som dokumenthanteringsplan.

Arkivera Tillföra arkivet handlingar.
Arkivförteckning

Ett sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. En arkivförteckning kan vara uppställd enligt allmänna arkivschemat eller vara processbaserad.

Arkivhandling

Handling som upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och som har arkiverats.

Arkivinstitution

Administrativ funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv.

Arkivlagen

Arkivlagen (1990:782) är en svensk lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar ska sköta sina arkiv.

Arkivmyndighet

Myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv.

Arkivredogörare

Tjänsteman hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom arkivverksamheten exempelvis arkivläggning, dokumenthanteringsplanen, gallring och leveranser.

Arivredovisning

Samlingsbegrepp för arkivbeskrivning och arkivförteckning

Arkivreglemente

Landstingens och kommunernas egna tillämpningsföreskrifter för arkivlag som reglerar ansvarsfrågor kring arkiv och dokumenthantering. Detta begrepp börjar allt mer fasas ut till förmån för respektive kommun/landstings nomenklatur för styrande dokument.

Arkivschema

Redovisningen av arkivbestånden bygger vanligen på någon form av arkivschema eller förteckningsplan, tex det Allmänna arkivschemat från 1903. För vissa typer av arkiv används andra scheman, t.ex. Kyrkoarkivens förteckningsplan. Det svenska Riksarkivet har beslutat att statliga myndigheter ska gå över till processorienterad arkivredovisning, (RA-FS 2008:4), vilken trädde i kraft den 1 januari 2009.

Arkivtyp

Det finns statliga och kommunala arkiv och enskilda arkiv t.ex. folkrörelsearkiv, näringslivsarkiv

Arkivvård

Organisera, redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv.

Avställning

Uttagande av redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan ny ordning för slutlig långtidslagring. Förekommer exempelvis i ett personaldossiésystem där avställning sker vid uppsägning eller pensionsavgång.

Bestånd

Ett arkivs innehåll. I Visual Arkiv är rapporten Bestånd en förteckning över alla registrerade arkiv och arkivbildare.

Bevara

Arkivera handlingar för all eller viss framtid.

Databärare

Fysiskt underlag för handlingar eller information t.ex. papper, magnetband och hårddisk.

Depå

Det huvudarkiv som arkivbildares handlingar tillhör. I varje depå ingår ett antal arkiv. Betecknar i regel den byggnad där arkivhandlingarna förvaras men även andra betydelser förekommer t.ex. organisatoriska eller förvaltningsmässiga.

Diarienummer

Olika ärenden åtskiljs i diariet genom att de tilldelas diarienummer i löpande kronologisk ordning alltefter det de införs i diariet. Det finns olika typer av diarier och därmed diarienummer.

Diarie-/dossiéplan

Systematisk plan för klassificering av ärenden för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).

Diarium

Kontinuerlig förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar för att hålla koll på myndighetens ärenden. Det finns olika diarier skrivelsediarier / ärendediarier mm.

Dokumenthantering

Handhavandet av handlingar d.v.s. att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument.

Dokumenthanteringsplan

Hanteringsanvisningar för verksamhetens alla förekommande handlingar d.v.s. hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Detsamma som Arkivbildningsplan.

Dossié

handlingar eller akter i samma ämne.

E-arkiv

Arkiv för elektroniskt bevarande, hantering och återsökning av digital information

Enskilda arkiv

Arkiv från privatpersoner, släkter, föreningar, företag, byar och gårdar

Etikettinformation

Text på etikett för utskrift att sätta på fysiska förvaringsenheter

Folkrörelsearkiv/Föreningsarkiv

Arkivinstitution som tar hand om arkiv från föreningslivet. Där finns handlingar från bl.a. fackföreningar, politiska organisationer, frikyrkor, nykterhetsorganisationer och idrottsföreningar.

Försättsblad

Det första blad som sätts i t.ex. en pärm och visar arkivbildarens namn. Därefter följer Innehållsförteckning och Förteckningsblad.

Förteckna

Systematiskt registrera handlingar i volymer och serier enligt en förteckningsplan t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprätta en förteckning över det som finns i ett arkiv, vad det innehåller och var det finns någonstans

Förteckningsblad

Lista över innehållet i en serie, dvs. de volymer som ingår.

Förteckningsplan

Systematisk plan för att förteckna arkiv t.ex. allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprättad vid utredning av ett arkivs tillkomst och historia.

Förvaringsenhet

Samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom sitt förvar t.ex. handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva.

Gallra

Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas.

Se Riksarkivets definition som gäller för statliga myndigheter nedan:

Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas det som gallring, enligt Riksarkivets definition, om överföringen medför:

  • informationsförlust
  • förlust av möjliga informationssammanställningar
  • förlust av sökmöjligheter eller
  • förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet

För kommuner/ landsting gäller att respektive fullmäktige beslutat att detta ska likställas vid gallring.

Gallringsbeslut

Formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter skall eller får förstöras.

Gallringsframställan

Förslag från arkivbildare om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten.

Gallringsfrist

Tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.

Gallingsregler

Den som söker information bör genom beskrivningen få kännedom om vilka typer av handlingar som gallras och på vilka beslut gallringen baseras. Det kan ske antingen direkt, genom att gällande gallringsbeslut biläggs, eller genom en hänvisning till myndighetens dokumenthanteringsplan.

Geografisk hemvist

Arkivbildaren är knuten till en geografisk hemvist t.ex. en kommun eller församling (kod och plats enligt Statistiska Central Byrån)

Handling

Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument.

Handlingsslag

Handlingsslaget är mängden av handlingar som tillkommer i en process. t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden.

Handlingsslag – Grupp av handlingsslag

Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska följande uppgifter anges om gruppen:

  • unikt namn på gruppen,
  • om behövligt, unik beteckning på gruppen,
  • namn och beteckning på ingående handlingsslag och
  • beskrivning av gruppens organisation.

Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga ärendeakter i registrerings ordning eller dossierer i objektsordning. Om ett stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild lista till vilken samband upprättas.

Handlingstyp

Handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. aviseringsmeddelanden och ansökningshandlingar.

Historik

Beskrivning av arkivbildarens utveckling över tid.

Informationsredovisning

Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning innebär en informationsredovisning istället för arkivredovisning. Det ska återspegla myndigheters dagliga informationshantering i sin verksamhet.

Innehållsförteckning

Visar en översikt över samtliga serier som förtecknats inom respektive arkiv.

Intensivdataområde

Geografiskt område, inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större omfattning än i andra områden.

Koncept

Arkivexemplar av utgående handling.

Klassificeringsstruktur

Struktur som representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag.

Leverans

Förteckning av alla inleveranser till arkivet. Det finns en avancerad del (Plus) och en förenklad del (Classic) i Visual Arkiv. I den avancerade kan man även registrera och hålla ordning på planerade leveranser.

Leveransreversal

Följesedel vid leverans av arkivhandlingar.

Liggare

Bok med förteckningar över exempelvis personal eller inventarier.

Medium

Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar.

Metadata

Data om data. Det kan vara information om t.ex. ett foto såsom filformat, när bilden togs, info om motivet, fotograf, när togs det osv.

NAD

Nationell ArkivDatabas. Databas med uppgifter om de flesta arkiv som förvaras vid olika arkivinstitutioner i Sverige.

NAD-kategori

Namn på verksamhetskategorier definierad av Riksarkivet

EAC

Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbildare baserad på ISAAR-CPF.

EAD

Datamodell och utbytesformat i xml för arkivbeskrivningar och förteckningar baserad på ISAAD-G.

Näringslivsarkiv

Arkivinstitution som tar hand om arkiv från privata företag.

Proveniens

Handlingars ursprung.

Proveniensprincipen

Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blanda handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur handlingarna var organiserade från början.

Process

En avgränsad följd av aktiviteter som leder till ett resultat och som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. handlägga en ansökan om bidrag.

Processbaserad

En särskild princip för informationsredovisning som utgår från att handlingar ska beskrivas i de verksamhetsprocesser där de används (för begrepp se RAFS (Riksarkivets författningssamling) 2008:4)

PUL

Personuppgiftslagen (SFS1998:204). Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter.

Rensa

Avskilja handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras.

Reversal

Kvittens på en inleverans.

RA-FS

Riksarkivets generella föreskrifter som publiceras i Riksarkivets författningssamling.

Sekretess

Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400).

Serie

Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion (t.ex. protokoll) eller genom att de handlar om samma ämne. Serien har alltid en viss kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum, t.ex. ”A1a”. I den verksamhetsbaserade arkivförteckningen uttrycks seriestrukturen genom punktnotation, t ex 1.1.1. Serien består i sin tur i regel av volymer.

Serierubrik

Titel på serie.

Seriesignum

Kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller arkivförteckning t.ex. A 1.

Signum

Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, t.ex. A2:5

Struktur

Ett system av enheter och dessas inbördes förhållanden. Såsom att en arkivbildare har flera serier och en serie består av flera volymer.

Strukturenhet

Samlingsbeteckning för klassificeringsstrukturens delar oavsett vilken nivå de tillhör. En strukturenhet kan bl.a. vara ett verksamhetsområde, en processgrupp eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen.

Volym

Fysisk enhet för förvaring av arkivhandlingar.

Volymförteckning

En överblick över vilka volymer som ingår i en aktuell serie.

Volymsignum

En volyms kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckningen.

Verksamhetstyp

Typ av verksamhet som bedrivs. Väljs för respektive arkivbildare i Visual Arkiv.

Ämnesordning

Arkivläggning efter ämne.